Un roadshow à travers 5 villes suisses en 3 semaines. 15 autorisations différentes. 4 semi-remorques d'équipement. 25 promoteurs sur des emplacements changeants. 50'000 contacts cibles. Voilà la réalité derrière le mot « roadshow ». Et c'est précisément pour cela que beaucoup de roadshows échouent sur la planification, pas sur le concept.
Ce guide vous montre étape par étape comment planifier un roadshow en Suisse qui fonctionne vraiment.
Sommaire
Quand un roadshow est le bon format
Un roadshow vaut la peine si vous avez un produit nécessitant des explications, si vous avez besoin de visibilité nationale ou si vous voulez créer une expérience de marque immersive qui dépasse le simple sampling. C'est le bon format pour les lancements de produit, les campagnes de rebranding et les publics que vous n'atteignez pas au POS.
Toutes les campagnes n'ont pas besoin d'un roadshow. Un roadshow est laborieux, cher et logistiquement complexe. Avant de planifier, posez-vous trois questions :
Ai-je besoin de plus qu'un sampling ? Si votre produit est immédiatement compréhensible (une nouvelle barre chocolatée), un sampling suffit souvent. Si votre produit nécessite des explications (une nouvelle technologie, un nouveau concept nutritionnel), il vous faut plus de temps de contact. Un roadshow vous donne 3 à 10 minutes par contact au lieu de 10 secondes.
Ai-je besoin d'une portée nationale ? Si vous voulez lancer uniquement à Zurich, faites une action stand sur plusieurs jours. Si vous voulez toucher toute la Suisse alémanique ou la Suisse entière, un roadshow est la solution la plus efficace. Monter une fois, utiliser plusieurs fois.
Ai-je besoin d'un « moment wow » ? Un roadshow est une scène pour votre marque. Un truck brandé sur la Bürkliplatz. Un stand interactif sur la Bundesplatz. Cela génère portée sur les réseaux sociaux, couverture presse et bouche-à-oreille. Une table de sampling, non.
Planification des emplacements : la bonne route
La route de votre roadshow décide de la portée et de l'efficacité. Voici les trois modèles courants :
Modèle 1 : les « big five » (Zurich, Berne, Bâle, Lausanne, Genève). Couverture nationale maximale. Couvre la Suisse alémanique et romande. Logistiquement exigeant à cause des distances. Budget : CHF 100'000 à CHF 250'000.
Modèle 2 : focus Suisse alémanique (Zurich, Berne, Bâle, Lucerne, Saint-Gall). 70 pour cent du pouvoir d'achat. Distances plus courtes, logistique plus simple. Pas de changement de langue dans l'équipe. Budget : CHF 80'000 à CHF 180'000.
Modèle 3 : cluster de villes (p. ex. Zurich + Winterthour + Baden en une semaine). Efficacité maximale par région. L'équipement reste à proximité, les équipes tournent. Idéal pour des budgets inférieurs à CHF 100'000.
| Ville | Habitants (agglomération) | Meilleurs emplacements | Délai d'autorisation |
|---|---|---|---|
| Zurich | 1'400'000 | Bürkliplatz, Sechseläutenplatz, Bellevue | 6–8 semaines |
| Berne | 400'000 | Bundesplatz, Waisenhausplatz, Bahnhofplatz | 4–6 semaines |
| Bâle | 550'000 | Barfüsserplatz, Marktplatz, Messeplatz | 4–6 semaines |
| Lausanne | 420'000 | Place de la Palud, Flon, Ouchy | 4–6 semaines |
| Genève | 600'000 | Place du Molard, Plainpalais, Jardin Anglais | 6–8 semaines |
| Lucerne | 250'000 | Europaplatz, Schwanenplatz, Inseli | 3–5 semaines |
Important : vérifiez tôt si d'autres événements ont lieu à votre date souhaitée. Une fête de la ville ou une manifestation peut bloquer votre emplacement. Les villes publient des calendriers d'événements que vous pouvez consulter.
Autorisations : le plus gros chronophage
Les autorisations sont la raison la plus fréquente pour laquelle les roadshows sont reportés ou annulés. En Suisse, vous avez besoin d'une autorisation distincte pour chaque emplacement. Et chaque commune a ses propres processus.
Ce dont vous avez typiquement besoin : autorisation d'emplacement de la ville ou de la commune. Autorisation alimentaire du laboratoire cantonal (pour le food). Autorisation CFF (si sur périmètre CFF). Autorisation bruit (musique ou sonorisation). Autorisation d'utilisation de la voirie (si fermeture de routes). Autorisation de raccordement électrique (si courant nécessaire).
Chacune de ces autorisations a ses propres formulaires, délais de traitement et taxes. Pour un roadshow de 5 villes, comptez 12 à 20 autorisations individuelles. Coût total des autorisations : CHF 5'000 à CHF 15'000.
Notre conseil : laissez l'agence s'occuper des autorisations. Nous avons un processus standardisé pour chaque ville suisse et connaissons personnellement les interlocuteurs. Cela fait gagner des semaines.
Logistique et équipement
La logistique d'un roadshow ressemble à un tour management : l'équipement doit être au bon endroit à l'heure, monté, puis démonté le lendemain et transporté plus loin.
Options d'équipement : truck ou remorque brandé (CHF 15'000 à CHF 40'000 location pour 3 semaines). Système de stand modulaire (CHF 5'000 à CHF 15'000 unique, puis réutilisable). Tente pop-up brandée (CHF 3'000 à CHF 8'000). eCargo bikes comme station de sampling mobile (CHF 1'500 à CHF 3'000 par semaine).
Transport : pour un stand de roadshow complet, il faut un 3.5 tonnes ou plus. Montage la veille au soir ou tôt le matin. Démontage le soir. L'équipe doit être rodée, car chaque heure de montage est une heure de moins de contact.
Électricité et eau : tous les emplacements n'ont pas d'accès au courant. Les générateurs sont une option, mais bruyants et soumis à autorisation. Les systèmes de batterie sont plus silencieux mais limités en capacité. Clarifiez les besoins en courant tôt et vérifiez si l'emplacement offre des raccordements.
Stockage : entre les emplacements, l'équipement doit aller quelque part. Un entrepôt central (p. ex. dans la région de Zurich) est idéal. De là, Berne, Bâle et Lucerne sont à 1 à 2 heures.
Coûts : ce qu'il faut prévoir de manière réaliste
Un roadshow n'est pas une mesure bon marché. Mais cela peut être la façon la plus rentable de mener une activation de marque nationale. Voici un calcul réaliste pour un tour de 5 villes sur 3 semaines :
| Poste | Coût |
|---|---|
| Personnel (équipe de 5, 15 jours d'intervention) | CHF 42'000 |
| Équipement (location truck + stand) | CHF 25'000 |
| Logistique (transport, stockage, montage/démontage) | CHF 18'000 |
| Frais d'emplacement et autorisations | CHF 12'000 |
| Échantillons et matériel | CHF 8'000 |
| Gestion de projet et concept | CHF 12'000 |
| Reporting (dashboard temps réel kyoX) | CHF 5'000 |
| Total | CHF 122'000 |
Avec 35'000 contacts sur l'ensemble de la tournée, cela donne CHF 3.49 par contact. Pour une expérience de marque immersive avec en moyenne 4 minutes de temps de contact, c'est un excellent rapport.
Où vous pouvez économiser : système de stand modulaire au lieu du truck (CHF 10'000 économisés). Moins de villes, plus de jours par ville (les coûts logistiques baissent). Partage d'équipement avec une autre marque (produits non concurrents). Jours de semaine plutôt que week-ends (frais d'emplacement souvent moins chers).
Timeline : 14 semaines de l'idée au démarrage
Un roadshow professionnel demande du temps de préparation. Voici la feuille de route :
- Semaines 1 à 2 : concept et briefing. Définir les objectifs, fixer la route, calculer le budget. Output : validation du concept.
- Semaines 3 à 4 : dépôt des autorisations. Pour toutes les villes en parallèle. Définir des emplacements alternatifs. Output : toutes les demandes déposées.
- Semaines 5 à 6 : équipement et production. Finaliser le design du stand, lancer la production, planifier la logistique. Output : validation de la production.
- Semaines 7 à 8 : recrutement du personnel. Constituer l'équipe, attribuer les rôles, premiers briefings. Output : équipe en place.
- Semaines 9 à 10 : retour des autorisations. Emplacements confirmés, logistique finalisée, production du matériel terminée. Output : tout est confirmé.
- Semaines 11 à 12 : formation et répétition. Training d'équipe avec formation produit. Répétition générale avec montage complet. Output : équipe prête.
- Semaine 13 : derniers préparatifs. Check équipement, livraison des échantillons, planification logistique fine. Output : tout est en place.
- Semaine 14 : lancement du roadshow. C'est parti.
Cette timeline est sportive mais réaliste. Pour des setups complexes (trucks sur mesure, coordination internationale), prévoyez 16 à 20 semaines.
Prêt pour votre roadshow ? Parlons de votre projet et planifions ensemble votre route à travers la Suisse.
Questions fréquentes
Combien coûte un roadshow en Suisse ?
Un roadshow en Suisse coûte entre CHF 15'000 par ville (setup simple) et CHF 50'000+ par ville (présence de marque élaborée). Un tour typique de 5 villes se situe entre CHF 80'000 et CHF 200'000 personnel, logistique, équipement et autorisations inclus.
Combien de temps faut-il pour planifier un roadshow ?
Comptez au minimum 10 à 14 semaines de délai. Les autorisations pour espaces publics demandent 4 à 8 semaines, la production de matériel 3 à 6 semaines. Les roadshows à court terme sont possibles mais plus chers et plus risqués.
Quelles villes conviennent à un roadshow en Suisse ?
Les « big five » pour les roadshows en Suisse sont Zurich, Berne, Bâle, Lausanne et Genève. Pour les campagnes axées Suisse alémanique, Lucerne, Saint-Gall et Winterthour complètent utilement la tournée.
Ai-je besoin d'une agence pour mon roadshow ?
Pour un roadshow professionnel multi-villes, oui. Coordonner autorisations, logistique, personnel et matériel sur plusieurs emplacements est complexe. Une agence expérimentée vous fait économiser temps, argent et stress.
Fondateur et CEO de PROMOKANT. Plus de 20 ans dans le field marketing en Suisse.
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