Eine Roadshow durch 5 Schweizer Städte in 3 Wochen. 15 verschiedene Bewilligungen. 4 Sattelschlepper mit Equipment. 25 Promoter an wechselnden Standorten. 50'000 Zielgruppenkontakte. Das ist die Realität hinter dem Wort «Roadshow». Und genau deshalb scheitern viele Roadshows an der Planung, nicht am Konzept.
Dieser Guide zeigt dir Schritt für Schritt, wie du eine Roadshow in der Schweiz planst, die funktioniert.
Inhalt
Wann eine Roadshow das richtige Format ist
Eine Roadshow lohnt sich, wenn du ein erklärungsbedürftiges Produkt hast, nationale Sichtbarkeit brauchst oder eine immersive Markenerfahrung schaffen willst, die über einfaches Sampling hinausgeht. Sie ist das richtige Format für Produktlaunches, Rebranding-Kampagnen und Zielgruppen, die du nicht am POS erreichst.
Nicht jede Kampagne braucht eine Roadshow. Eine Roadshow ist aufwändig, teuer und logistisch komplex. Bevor du planst, stell dir drei Fragen:
Brauche ich mehr als ein Sampling? Wenn dein Produkt sofort verständlich ist (ein neuer Schokoriegel), reicht oft ein Sampling. Wenn dein Produkt Erklärung braucht (eine neue Technologie, ein neues Ernährungskonzept), brauchst du mehr Kontaktzeit. Eine Roadshow gibt dir 3 bis 10 Minuten pro Kontakt statt 10 Sekunden.
Brauche ich nationale Reichweite? Wenn du nur in Zürich launchen willst, mach eine mehrtägige Standaktion. Wenn du die ganze Deutschschweiz oder die Schweiz national bespielen willst, ist eine Roadshow die effizienteste Lösung. Einmal aufbauen, mehrfach nutzen.
Brauche ich einen «Wow-Moment»? Eine Roadshow ist eine Bühne für deine Marke. Ein gebrandeter Truck auf dem Bürkliplatz. Ein interaktiver Stand auf dem Bundesplatz. Das erzeugt Social-Media-Reichweite, Presseberichte und Mundpropaganda. Ein Sampling-Tisch nicht.
Standortplanung: Die richtige Route
Die Route deiner Roadshow entscheidet über Reichweite und Effizienz. Hier sind die drei gängigen Routenmodelle:
Modell 1: Die «Big Five» (Zürich, Bern, Basel, Lausanne, Genf). Maximale nationale Abdeckung. Deckt Deutsch- und Westschweiz ab. Logistisch anspruchsvoll, weil die Distanzen gross sind. Budget: CHF 100'000 bis CHF 250'000.
Modell 2: Deutschschweiz-Fokus (Zürich, Bern, Basel, Luzern, St. Gallen). 70 Prozent der Kaufkraft. Kürzere Distanzen, einfachere Logistik. Kein Sprachwechsel im Team. Budget: CHF 80'000 bis CHF 180'000.
Modell 3: Städte-Cluster (z.B. Zürich + Winterthur + Baden in einer Woche). Maximale Effizienz pro Region. Das Equipment bleibt in der Nähe, die Teams können rotieren. Ideal für Budgets unter CHF 100'000.
| Stadt | Einwohner (Agglomeration) | Beste Standorte | Bewilligungsdauer |
|---|---|---|---|
| Zürich | 1'400'000 | Bürkliplatz, Sechseläutenplatz, Bellevue | 6–8 Wochen |
| Bern | 400'000 | Bundesplatz, Waisenhausplatz, Bahnhofplatz | 4–6 Wochen |
| Basel | 550'000 | Barfüsserplatz, Marktplatz, Messeplatz | 4–6 Wochen |
| Lausanne | 420'000 | Place de la Palud, Flon, Ouchy | 4–6 Wochen |
| Genf | 600'000 | Place du Molard, Plainpalais, Jardin Anglais | 6–8 Wochen |
| Luzern | 250'000 | Europaplatz, Schwanenplatz, Inseli | 3–5 Wochen |
Wichtig: Prüfe frühzeitig, ob an deinem Wunschtermin andere Events stattfinden. Ein Stadtfest oder eine Demo kann deinen Standort blockieren. Die Städte haben Event-Kalender, die du einsehen kannst.
Bewilligungen: Der grösste Zeitfresser
Bewilligungen sind der häufigste Grund, warum Roadshows verschoben oder abgesagt werden. In der Schweiz brauchst du für jeden Standort eine separate Bewilligung. Und jede Gemeinde hat andere Prozesse.
Was du typischerweise brauchst: Standplatzbewilligung der Stadt oder Gemeinde. Lebensmittelbewilligung des Kantonalen Labors (bei Food). SBB-Bewilligung (falls auf SBB-Gelände). Lärmschutz-Genehmigung (bei Musik oder verstärkter Beschallung). Strassenbenützungs-Bewilligung (falls du Strassen sperrst). Elektrizitäts-Anschluss-Genehmigung (falls du Strom ab Netz brauchst).
Jede dieser Bewilligungen hat eigene Formulare, eigene Bearbeitungszeiten und eigene Gebühren. Für eine 5-Städte-Roadshow kannst du mit 12 bis 20 einzelnen Bewilligungen rechnen. Die Gesamtkosten für Bewilligungen: CHF 5'000 bis CHF 15'000.
Unser Rat: Lass die Agentur die Bewilligungen machen. Wir haben für jede Schweizer Stadt einen standardisierten Prozess und kennen die Ansprechpartner persönlich. Das spart Wochen.
Logistik und Equipment
Die Logistik einer Roadshow ist wie ein Tournee-Management: Equipment muss pünktlich am richtigen Ort sein, aufgebaut und am nächsten Tag wieder abgebaut und weitertransportiert werden.
Equipment-Optionen: Gebrandeter Truck oder Anhänger (CHF 15'000 bis CHF 40'000 Miete für 3 Wochen). Modulares Standsystem (CHF 5'000 bis CHF 15'000 einmalig, dann wiederverwendbar). Pop-up-Zelt mit Branding (CHF 3'000 bis CHF 8'000). eCargo Bikes als mobile Sampling-Station (CHF 1'500 bis CHF 3'000 pro Woche).
Transport: Für einen vollständigen Roadshow-Stand brauchst du einen 3.5-Tonner oder grösser. Aufbau am Vorabend oder früh morgens. Abbau abends. Das Team muss eingespielt sein, denn jede Stunde Aufbauzeit ist eine Stunde weniger Kontaktzeit.
Strom und Wasser: Nicht jeder Standort hat Stromanschlüsse. Generatoren sind eine Option, aber laut und bewilligungspflichtig. Batterie-Systeme sind leiser, aber in der Kapazität begrenzt. Kläre den Strombedarf frühzeitig und prüfe, ob der Standort Anschlüsse bietet.
Lagerung: Zwischen den Standorten muss das Equipment irgendwo hin. Ein zentrales Lager (z.B. in der Region Zürich) ist ideal. Von dort aus sind Bern, Basel und Luzern in 1 bis 2 Stunden erreichbar.
Kosten: Was du realistisch einplanen musst
Eine Roadshow ist keine günstige Massnahme. Aber sie kann die kosteneffizienteste Art sein, eine nationale Markenaktivierung durchzuführen. Hier eine realistische Kalkulation für eine 5-Städte-Tour über 3 Wochen:
| Position | Kosten |
|---|---|
| Personal (5er-Team, 15 Einsatztage) | CHF 42'000 |
| Equipment (Miete Truck + Stand) | CHF 25'000 |
| Logistik (Transport, Lagerung, Auf-/Abbau) | CHF 18'000 |
| Standortgebühren und Bewilligungen | CHF 12'000 |
| Samples und Materialien | CHF 8'000 |
| Projektmanagement und Konzept | CHF 12'000 |
| Reporting (kyoX Echtzeit-Dashboard) | CHF 5'000 |
| Total | CHF 122'000 |
Bei 35'000 Kontakten über die gesamte Tour ergibt das CHF 3.49 pro Kontakt. Für eine immersive Markenerfahrung mit durchschnittlich 4 Minuten Kontaktzeit ist das ein exzellenter Wert.
Wo du sparen kannst: Modulares Standsystem statt Truck (CHF 10'000 gespart). Weniger Städte, dafür mehr Tage pro Stadt (Logistikkosten sinken). Equipment-Sharing mit einer anderen Marke (bei nicht-kompetitiven Produkten). Wochentage statt Wochenenden (Standortgebühren oft günstiger).
Timeline: 14 Wochen von der Idee bis zum Start
Eine professionelle Roadshow braucht Vorlauf. Hier der Fahrplan:
- Woche 1 bis 2: Konzept und Briefing. Ziele definieren, Route festlegen, Budget kalkulieren. Output: Freigabe des Konzepts.
- Woche 3 bis 4: Bewilligungen einreichen. Für alle Städte gleichzeitig. Alternativstandorte definieren. Output: Alle Gesuche eingereicht.
- Woche 5 bis 6: Equipment und Produktion. Stand-Design finalisieren, Produktion beauftragen, Logistikplanung. Output: Produktionsfreigabe.
- Woche 7 bis 8: Personal-Rekrutierung. Team zusammenstellen, Rollen zuweisen, erste Briefings. Output: Team steht.
- Woche 9 bis 10: Bewilligungen eintreffen. Standorte bestätigt, Logistik finalisiert, Materialproduktion abgeschlossen. Output: Alles bestätigt.
- Woche 11 bis 12: Schulung und Generalprobe. Team-Training mit Produktschulung. Generalprobe mit vollständigem Aufbau. Output: Team ist bereit.
- Woche 13: Letzte Vorbereitungen. Equipment-Check, Sample-Lieferung, Logistik-Feinplanung. Output: Alles steht.
- Woche 14: Start der Roadshow. Los geht's.
Diese Timeline ist sportlich, aber realistisch. Für komplexe Setups (Custom-Trucks, internationale Koordination) plane 16 bis 20 Wochen ein.
Bereit für deine Roadshow? Jetzt Projekt besprechen und wir planen gemeinsam deine Route durch die Schweiz.
Frequently asked questions
Was kostet eine Roadshow in der Schweiz?
Eine Roadshow in der Schweiz kostet zwischen CHF 15'000 pro Stadt (einfaches Setup) und CHF 50'000+ pro Stadt (aufwändiger Markenauftritt). Eine typische 5-Städte-Tour liegt bei CHF 80'000 bis CHF 200'000 inklusive Personal, Logistik, Equipment und Bewilligungen.
Wie lange dauert die Planung einer Roadshow?
Plane mindestens 10 bis 14 Wochen Vorlaufzeit. Die Bewilligungen für öffentliche Flächen brauchen 4 bis 8 Wochen, Equipment-Produktion 3 bis 6 Wochen. Kurzfristige Roadshows sind möglich, aber teurer und risikoreicher.
Welche Städte eignen sich für eine Roadshow in der Schweiz?
Die «Big Five» für Roadshows in der Schweiz sind Zürich, Bern, Basel, Lausanne und Genf. Für Deutschschweiz-fokussierte Kampagnen ergänzen Luzern, St. Gallen und Winterthur die Route sinnvoll.
Brauche ich eine Agentur für meine Roadshow?
Für eine professionelle Roadshow mit mehreren Städten ja. Die Koordination von Bewilligungen, Logistik, Personal und Equipment über mehrere Standorte ist komplex. Eine erfahrene Agentur spart dir Zeit, Geld und Nerven.
Gründer und CEO von PROMOKANT. Seit über 20 Jahren im Field Marketing in der Schweiz.
More articles
Discuss your project?
We look forward to your enquiry.