Zu wenig Promoter: du verschenkst Kontakte. Zu viele: du verschenkst Budget. Bei einer Aktion mit 10'000 Samples und 5 Standorten kann eine Fehlkalkulation von 2 Personen CHF 3'000 bis 6'000 kosten. In beide Richtungen. Hier ist die Planungsmethode, mit der wir bei PROMOKANT seit 20 Jahren kalkulieren.
Inhalt
Die Grundformel: So berechnest du die Teamgrösse
Die Grundformel für die Promoter-Anzahl: Gewünschte Kontakte pro Tag geteilt durch Kontakte pro Stunde pro Promoter geteilt durch Einsatzstunden pro Tag. Ein Promoter schafft je nach Aktionstyp 40 bis 120 Kontakte pro Stunde. Für eine Aktion mit 3'000 Kontakten pro Tag, 8 Stunden Einsatz und 80 Kontakten pro Stunde brauchst du 5 Promoter.
Die Formel im Detail:
Promoter = Zielkontakte / (Kontakte pro Stunde x Einsatzstunden)
Klingt einfach. Ist es auch, wenn du die richtigen Werte für "Kontakte pro Stunde" einsetzt. Und genau da wird es interessant, denn dieser Wert variiert massiv je nach Aktionstyp, Standort und Tageszeit.
Für ein schnelles Produktesampling auf der Strasse schafft ein guter Promoter 100 bis 120 Kontakte pro Stunde. Für eine Degustation mit Gespräch sind es 30 bis 50. Für eine komplexe Produktdemonstration auf einer Roadshow vielleicht 15 bis 25.
Der Fehler, den die meisten machen: Sie nehmen den Durchschnittswert und rechnen damit linear hoch. Aber die Realität ist nicht linear. Ein Promoter, der 8 Stunden durcharbeitet, ist in Stunde 7 nicht mehr so effizient wie in Stunde 2. Rechne mit einem Effizienz-Abschlag von 15 bis 20 % für Einsätze über 6 Stunden.
Richtwerte nach Aktionstyp
Diese Richtwerte basieren auf unseren Daten aus über 200 Projekten pro Jahr. Sie sind Durchschnittswerte. Dein konkreter Fall kann abweichen.
| Aktionstyp | Kontakte/h pro Promoter | Min. Promoter pro Standort | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Street Sampling (Flyering) | 100-150 | 1 | 2 pro Hotspot |
| Produktesampling mit Ansprache | 60-100 | 1 | 2 pro Standort |
| Degustation im Detailhandel | 30-50 | 1 | 2 bei hoher Frequenz |
| Roadshow / Event-Stand | 15-30 | 3 | 3-5 pro Stand |
| Door-to-Door | 8-15 | 1 | Teams von 2 |
| Merchandising / POS | n/a (Filialen/h) | 1 | 4-6 Filialen pro Tag |
Wichtig: "Kontakte pro Stunde" meint qualifizierte Kontakte. Also Personen, die das Sample angenommen, das Produkt probiert oder ein Gespräch geführt haben. Nicht Personen, die vorbeigelaufen sind.
5 Faktoren, die deine Kalkulation verändern
1. Standort-Frequenz. Am Zürich HB laufen pro Stunde 20'000 Menschen vorbei. Am Bahnhof Aarau 3'000. Die Frequenz bestimmt, wie viele Kontakte überhaupt möglich sind. An einem Low-Frequency-Standort bringt ein dritter Promoter nichts, weil schlicht zu wenige Passanten kommen.
2. Tageszeit. Morgens (7-9 Uhr) und abends (17-19 Uhr) ist Peak am Bahnhof. Samstag 10-14 Uhr ist Peak in der Innenstadt. Mittags (12-13 Uhr) ist Peak bei Büroquartieren. Plane dein Team nach diesen Peaks: mehr Leute zur Stosszeit, weniger dazwischen.
3. Wetter. Bei Regen sinkt die Outdoor-Frequenz um 30 bis 50 %. Plane bei unsicherem Wetter 1 bis 2 Promoter weniger ein oder verlege sie an überdachte Standorte. Indoor-Aktionen sind wetterunabhängig.
4. Komplexität des Produkts. Ein Energy Drink wird in 5 Sekunden übergeben. Ein neues Hautpflege-Produkt braucht 2 Minuten Erklärung. Je länger das Gespräch, desto weniger Kontakte pro Stunde, desto mehr Promoter brauchst du.
5. Ziel der Aktion. Reicht es, das Produkt zu verteilen (Awareness)? Oder willst du Leads sammeln (Sign-ups, QR-Scans)? Lead-Generierung dauert 3 bis 5 Mal länger als reines Sampling. Passe die Kalkulation entsprechend an.
Praxisbeispiel: 3-Tage-Sampling in Zürich
Ausgangslage: Ein Getränkehersteller will ein neues Produkt in Zürich samplen. 15'000 Samples, 3 Tage, 3 Standorte (HB, Bellevue, Langstrasse).
Rechnung:
- 15'000 Samples / 3 Tage = 5'000 Samples pro Tag
- 5'000 Samples / 3 Standorte = 1'667 Samples pro Standort pro Tag
- Einsatzzeit: 8 Stunden (10-18 Uhr)
- Kontakte pro Stunde pro Promoter: 80 (Produktesampling mit Ansprache, outdoor)
- 1'667 / (80 x 8) = 2.6 Promoter pro Standort
- Aufrunden: 3 Promoter pro Standort
- Total: 3 x 3 = 9 Promoter
Kosten-Kalkulation:
- 9 Promoter x 3 Tage x CHF 380 (Tagessatz) = CHF 10'260
- 1 Teamlead x 3 Tage x CHF 480 = CHF 1'440
- Material, Logistik, Kühlung: CHF 2'500
- Samples (15'000 x CHF 0.80): CHF 12'000
- Total: CHF 26'200
- Kosten pro Kontakt: CHF 1.75
Mit Echtzeit-Reporting mit kyoX trackst du die tatsächlichen Kontakte live und kannst am zweiten Tag die Verteilung anpassen, wenn ein Standort über- oder unterperformt.
Qualität schlägt Quantität
Die Versuchung ist gross: Nimm günstige Leute, nimm viele davon. Funktioniert nicht. Ein erfahrener Promoter mit CHF 35 pro Stunde generiert 40 bis 60 % mehr qualifizierte Kontakte als ein Neuling mit CHF 27 pro Stunde. Rechne es durch: Der teurere Promoter kostet dich CHF 3.00 pro Kontakt, der günstige CHF 3.80. Weil er langsamer ist, mehr Kontakte "verliert" und weniger überzeugend auftritt.
Bei PROMOKANT setzen wir auf einen festen Pool von über 600 geschulten Promotern. Jeder hat mindestens 5 Einsätze absolviert, bevor er in ein anspruchsvolles Projekt kommt. Das macht die Planung planbarer und die Ergebnisse konstanter.
Unser Rat: Investiere das Budget in weniger, aber bessere Leute. Drei starke Promoter schlagen fünf mittelmässige. Immer.
Reserve und Ausfälle einplanen
Die Realität: Bei jeder Aktion fällt jemand aus. Krankheit, ÖV-Verspätung, persönliche Gründe. Rechne mit einer Ausfallquote von 5 bis 10 %. Bei 10 Promotern heisst das: 1 Reserve auf Abruf.
Für mehrtägige Aktionen oder Roadshows brauchst du mehr Reserve. Bei 5 Tagen oder länger: 15 % Reserve. Das heisst nicht, dass du 15 % mehr bezahlst. Die Reserve wird nur aktiviert, wenn jemand ausfällt. Aber du musst die Personen gebrieft und einsatzbereit haben.
Checkliste für die Personalplanung:
- Grundbedarf berechnen (Formel oben)
- Effizienz-Abschlag einrechnen (15-20 % bei langen Einsätzen)
- Peak-Zeiten berücksichtigen (mehr Personal zur Stosszeit)
- Reserve einplanen (5-10 % für Kurz-Einsätze, 15 % für Mehrtages-Aktionen)
- Teamlead nicht vergessen (1 pro 5-8 Promoter)
- Erfahrungslevel definieren (Senior für komplexe Produkte, Standard für einfaches Sampling)
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